Las siete claves para gestionar tu tiempo

              La gestión del tiempo es en realidad una gestión de la vida, la gestión personal y la gestión de uno mismo. La gestión del tiempo es un tema que siempre me ha interesado muchísimo y sobre todo cuando tomé conciencia de que el tiempo es irrecuperable e irremplazable.

             Cuando empiezas a gestionar tu tiempo y tu vida con más cuidado, empiezas a dar más valor a ti  mismo y a tu vida. Cuanto mejor gestionas tu tiempo, más te gustas y te respetas. Y cuanto más te gustas y te respetas, mejor gestionas tu tiempo. Cada aspecto refuerza al otro.

             La gente que se valora mucho, distribuye cuidadosamente su tiempo. Si amas tu vida, amas cada minuto de ella y te cuidas mucho de malgastar cualquiera de los preciosos minutos y horas de cada día.

             El conocimiento precede al cambio y si no cuestionas las actividades a las que dedicas el tiempo, nunca descubrirás que hay otras que merecen más tu energía. Si piensas en las cosas a las que dedicas tu tiempo no solo lograrás ser más eficaz, sino que lograras comprenderte mejor.

Para tener tiempo para hacer lo que hay que hacer, para llegar a donde quieres llegar, hay que centrarse en lo valioso. El tiempo que dediques a acercarte a tu visión está bien empleado. Aceptando lo valioso rechazas lo innecesario. Cuanto más tiempo dediques a las actividades de gran rendimiento menos tiempo te quedará para todas esas urgentes tonterías que absorben tu tiempo. Es fácil rechazar algo cuando hay algo mejor que hacer

             Personalmente no concibo una persona efectiva si no gestiona bien su tiempo. La mayoría de las personas están tan ocupadas que no se paran a pensar cómo mejorar su eficacia. Para pasar de estar ocupado a lograr resultados e incrementar tu productividad debes tener absolutamente claro lo que debes alcanzar e identificar el mejor modo de conseguirlo. El truco consiste en contar con un método. El uso de métodos como GTD o DIT puede resultar de utilidad.

A la hora de gestionar el tiempo esta es mi propuesta:

1. No hay nada más inútil que hacer eficazmente lo que no se puede hacer en modo alguno. El verdadero secreto para hacer cosas es saber que no hay que hacer. Lo primero que tenemos que hacer es identificar nuestra visión personal y profesional así como las metas que contribuyen a alcanzarlas. Todo aquello que no contribuya a mi visión y mis metas no debería hacerlo.
2. Realiza un inventario en detalle del tiempo que le dedicas a las tareas que realizas diariamente durante al menos una semana.
3. Para cada tarea identificada, la clasificas en función de su importancia y su urgencia (1 urgente e importante, 2 importante pero no urgente, 3 urgente pero no importante y 4 ni urgente ni importante). Esta clasificación debería atender en función de su contribución al cumplimiento de la visión y las metas
4. Tras la clasificación, comprueba si las tareas han contribuido a que alcances tu visión y tus metas y cuánto tiempo has empleado en ello.
5. Una vez que has tomado conciencia a que dedicas el tiempo y donde lo desperdicias, disciplínate para dejar de hacer cosas urgentes pero no importantes y las que no son ni urgentes ni importantes. Eso se consigue pensando y eligiendo antes de actuar. Evita a  los ladrones de tiempo y aprende a decir NO con diplomacia. Es importante que establezcas un método de revisión del correo a ciertas horas y solo atiendas a las llamadas importantes para no ser un esclavo de tu correo y tu teléfono.
6. Con el tiempo que dispones tras haber realizado el paso 5, establece un plan de acción para invertirlo en las tareas más importantes. Recuerda la ley de Pareto  que dice que el 20% de tus actividades generan el 80% de tus resultados. Aplícate con las importantes y urgentes y  dedica el mayor tiempo posible  a las importantes y no urgentes. Cuanto más tiempo las dediques, más eficaz y mayor rendimiento tendrás, a largo plazo, ya que evitarás que se conviertan en urgentes.
7. Se proactivo y planifícate la semana (el domingo por la noche o el lunes por la mañana) En esta planificación debes revisar tu visión de futuro, las metas anuales que has establecido para alcanzar la visión y debes establecer los objetivos semanales asignando tiempos razonables para su realización. Cada día revisa tu lista.

Te recomiendo que mantengas una lista visible con los principios de gestión del tiempo y la revises con regularidad. Por si te resulta de interés, adjunto un enlace a una presentación que realice sobre la organización del tiempo. Asegúrate de que trabajas siempre para dar a tu tiempo el mayor valor posible.

Hasta pronto

¿Quieres recibir los artículos de Project Coaching en tu e-mail en el día de su publicación? Suscríbete en la sección “artículos en tu email” de Project Coaching